Sehr geehrte Damen und Herren,
zum Jahreswechsel möchten wir wieder schwerpunktmäßig auf einige wichtige Änderungen sowie Dauerbrenner aus dem Steuerrecht hinweisen. Bitte nehmen Sie sich die Zeit für eine kurze Durchsicht und Prüfung auf Handlungsbedarf.
Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer bitten wir dringend um Beachtung der untenstehenden Neuregelungen.
Wir haben uns um eine allgemeinverständliche Ausdrucksweise bemüht und können daher nicht jeden Einzelfall abdecken. Bitte sprechen Sie uns bei weiterem Klärungsbedarf an.
Im Rahmen des Inflationsausgleichs wird eine Vielzahl von Freibeträgen angepasst. Hierzu finden Sie eine Aufstellung in unserer monatlichen Mandanteninformation für Januar. Unsere monatlichen Mandanteninformationen stellen wir hier bereit: https://www.sr-steuerberater-duesseldorf.de/downloads/
Für das neue Jahr 2025 wünschen wir Ihnen privat und beruflich alles Gute und viel Erfolg!
Hinweise für alle Steuerzahler
Steuerermäßigungen für Unterhaltszahlungen an Familienangehörige sowie Pflege- und Betreuungsleistungen: Diese Steuerermäßigungen setzen - wie das bereits bei haushaltsnahen Dienstleistungen der Fall ist - die bargeldlose Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers voraus. Barzahlungen oder anonymer Geldtransfer werden nicht anerkannt. Für Pflege- und Betreuungsleistungen müssen zusätzlich Rechnungen des Leistungserbringers vorliegen.
Ermäßigte Besteuerung von Einmalzahlungen: Die sog. Fünftelregelung insbesondere für erhaltene Abfindungen kann künftig nicht schon in der Gehaltsabrechnung geltend gemacht werden. Erst nach Ablauf des Jahres kann eine Steuererstattung mit Einreichung der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
Bauabzugssteuer für Bau-und Instandsetzungsarbeiten: Zur Vermeidung des verpflichtenden Steuerabzugs von 15% müssen sich auch private Vermieter grundsätzlich die gültige Freistellungsbescheinigung des ausführenden Betriebs vorlegen lassen und aufbewahren. Ausnahmen gelten für Vermietungen von bis zu zwei Wohnungen sowie bei einem Auftragsvolumen von voraussichtlich nicht mehr als 15.000 Euro jährlich. Für unternehmerisch tätige Auftraggeber gelten niedrigere Freigrenzen.
Auch die Vermietung von Privatzimmern in Düsseldorf unterliegt der neuen Tagesabgabe von 3 Euro: https://www.duesseldorf.de/stadtrecht/2/22/22104-beherbergungssteuersatzung
Hinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Mindestlohn
Der gesetzliche Mindestlohn wurde ab dem 01.01.2025 auf 12,82 Euro erhöht. Für bestimmte Branchen gelten höhere tarifliche Vorgaben. Gleichzeitig wurde die Verdienstgrenze für Minijobs auf 556 Euro angepasst.
Dokumentation von Arbeitszeiten
Für Minijobber sowie in bestimmten Branchen für alle Beschäftigten (die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftsbereiche, z.B. das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport und Logistikbereich, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und Fleischwirtschaft, Zeitungszusteller und Paketdienste) müssen die Arbeitgeber eine schriftliche Dokumentation der Arbeitszeiten sicherstellen.
Ausreichend ist eine tabellarische Übersicht mit Name, Datum, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (ohne Pausen). Unterschriften sind nicht erforderlich.
Bei einer Zollprüfung müssen diese Unterlagen als Nachweis für die Bezahlung des Mindestlohns vorgelegt werden können. Einen Auszug der amtlichen Internetseite mit Vorlage finden Sie hier: https://www.sr-steuerberater-duesseldorf.de/downloads/
Steuerfreie Sachbezüge/ Einschränkungen bei Gutscheinen
Zusätzlich zum Arbeitslohn können monatliche steuerfreie Sachbezüge bis insgesamt 50 Euro gewährt werden. Ein Überschreiten dieser Freigrenze führt zur Steuer- und Abgabenpflicht für den vollen Betrag.
Bitte prüfen Sie bei der Gewährung von Jobtickets regelmäßig, ob Preissteigerungen zur Überschreitung der Freigrenze führen.
Zu den Sachbezügen können auch Einkaufsgutscheine gehören. Seit 2022 sind Gutscheine für ein unbegrenztes Warenangebot z.B. von Amazon nicht mehr begünstigt. Für einen steuerfreien Sachbezug kommen neben Essensgutscheinen nur begrenzte Gutscheine bzw. Geldkarten in Betracht, die entweder nur in limitierten Einkaufsverbünden (Einzelhandelsketten oder CityCards) oder nur für limitierte Produktpaletten (Tanken, Bücher, Kino) gültig sind.
Unbestimmte Arbeitszeiten bei Teilzeitbeschäftigungen (incl. Minijobs)
In allen Teilzeit-Arbeitsverträgen muss die wöchentliche und tägliche Arbeitszeit klar und eindeutig festgelegt werden. Auch falls mündliche Vereinbarungen gültig sein sollten, ist aus Nachweisgründen dringend zur Schriftform zu raten. Bei unbestimmten Regelungen (Arbeit auf Abruf) greifen gesetzliche Vorgaben, die zu höheren Lohnansprüchen und auch zur Umwandlung von Minijobs in sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse führen können.
Bitte wenden Sie sich mit Ihren Arbeitsverträgen in Zweifelsfällen an Ihren Rechtsanwalt, als Steuerberater sind wir nicht rechtsberatend tätig (dürfen wir nicht rechtsberatend tätig werden).
Bauunternehmer und in angrenzenden Bereichen tätige Unternehmer (z.B. Trockenbau) sollten regelmäßig prüfen, ob aufgrund der Art der erbrachten Leistungen eine Pflicht zur Mitgliedschaft bei der SOKA-Bau besteht. Diese außersteuerliche Prüfung können wir nicht vornehmen. Die Mitgliedschaft ist insbesondere mit Pflichtbeiträgen zur Urlaubskasse der Arbeitnehmer verbunden.
A1-Bescheinigung bei Auslandstätigkeit
Sowohl Arbeitnehmer als auch Selbständige müssen bei jeder beruflichen Betätigung im EU-/ EWR-Ausland oder in der Schweiz eine sog. A1- oder Entsende-Bescheinigung als Nachweis des sozialversicherungsrechtlichen Status im Ansässigkeitsstaat Deutschland mit sich führen.
Im Ausland dient die Bescheinigung der Bekämpfung der Schwarzarbeit, weshalb Verstöße gegen diese Vorschrift teilweise hoch sanktioniert werden können.
Abhängig vom sozialversicherungsrechtlichen Status der reisenden Person wird die Bescheinigung bei der gesetzlichen Krankenkasse, der Deutschen Rentenversicherung oder der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen gestellt. Bitte benachrichtigen Sie uns mit ausreichendem Vorlauf, falls wir hier für Sie tätig werden sollen.
Hinweise für Unternehmen und Selbständige
Kleinunternehmer
Ab dem Jahr 2025 besteht bis zu einem Vorjahresumsatz von 25.000 Euro die Möglichkeit, als Kleinunternehmer auf den Umsatzsteuerausweis zu verzichten. Der Gesamtumsatz darf im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten.
Ein Überschreiten der unteren Grenze von 25.000 Euro im laufenden Jahr führt ab Beginn des Folgejahres zur Umsatzsteuerpflicht. Ein Überschreiten der oberen Grenze von 100.000 Euro führt zur sofortigen Umsatzsteuerpflicht des Umsatzes, mit dem diese Grenze überschritten wird, sowie aller weiteren Umsätze.
Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und damit der freiwillige Ausweis von Umsatzsteuer muss gegenüber dem Finanzamt nun bis spätestens Ende Februar des zweiten Folgejahres (für 2024 also bis zum 28.02.2026) erklärt werden.
Zusätzlich haben ab 2025 auch Unternehmer aus anderen EU-Staaten die Möglichkeit, in Deutschland die Kleinunternehmerregelung für ihre hier erzielten Umsätze zu nutzen. Umgekehrt haben auch deutsche Kleinunternehmer die Möglichkeit, im EU-Ausland von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen. Dazu müssen allerdings die Gesamtumsätze jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern gemeldet werden, damit sichergestellt ist, dass die Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.
Zudem werden Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Den Empfang von E-Rechnungen müssen aber auch sie ermöglichen.
Elektronische Bankdaten
Falls wir Ihre Bankzahlungen verbuchen und Sie uns Ihre Daten nicht ohnehin schon monatlich elektronisch zur Verfügung stellen, sichern Sie bitte jetzt Ihre Kontoumsätze für das abgelaufene Jahr in den Formaten „Text-MT940“ sowie „CSV“. Bei einigen Banken ist ein späterer Abruf evtl. nicht mehr möglich.
Reisekosten
Bitte denken Sie bei der Dokumentation Ihrer Reisekosten auch an die ausreichende Dokumentation der beruflichen Veranlassung, um die Annahme einer privaten Mitveranlassung durch das Finanzamt zu vermeiden.
Eine einfache Vorlage insbesondere zur Erfassung von Verpflegungsmehraufwendungen und km-Geld für einen privaten Pkw sowie die aktuellen Pauschbeträge für Auslandsreisen finden Sie hier: https://www.sr-steuerberater-duesseldorf.de/downloads/
Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen
Ab Januar 2025 wird für in Deutschland umsatzsteuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) schrittweise eine Verpflichtung zur Verwendung der sog. E-Rechnung eingeführt.
In einer Übergangszeit bis Ende 2026 müssen nur dann elektronische Rechnungen erstellt und versendet werden, wenn der Kunde dies verlangt und keine Papierrechnung in Frage kommt. Bereits ab 2025 müssen Sie in der Lage sein, elektronische Rechnung zu empfangen.
Wir selbst werden unsere Rechnungen vorerst nicht als E-Rechnungen versenden, weil die derzeit verfügbaren Datev-Programme noch nicht unseren Anforderungen genügen.
Weitere Einzelheiten können Sie unserer Mandanteninformation entnehmen: https://www.sr-steuerberater-duesseldorf.de/site/assets/files/1077/2024_november_e_rechnung.pdf
Rechnungsnummern
Die Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend und lückenlos nummeriert sein. Fehlende Rechnungsnummern z.B. aufgrund von Stornierungen oder Irrtümern müssen dokumentiert werden und erläutert werden können. Zur Vermeidung von Rückfragen sollte der Vorgang in der Buchhaltung durch Verbuchung der ursprünglichen Rechnung und der zugehörigen Stornierung nachvollziehbar gemacht werden.
Anschaffung betrieblicher Pkw
Die private Nutzung betrieblicher Pkw wird abhängig vom Fahrzeugtyp mit monatlich 0,25% - 1% des Bruttolistenneupreises versteuert, wenn nicht durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ein anderer Privatanteil nachgewiesen wird.
Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen für die Anerkennung als betriebliches Fahrzeug in jedem Fall durch Einzelaufzeichnungen für drei repräsentative Monate einen betrieblichen Nutzungsanteil von mehr als 50% nachweisen, wenn die Nutzung nicht durch einen Arbeitnehmer erfolgt. Dieser Nachweis sollte möglichst direkt im Anschluss an die Anschaffung geführt werden. Auch für Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG ist dieser Nachweis für Gesellschafter und nahestehende Personen empfehlenswert.
Bauabzugssteuer für Bau-und Instandsetzungsarbeiten
Zur Vermeidung des verpflichtenden Steuerabzugs von 15% muss sich der Leistungsempfänger grundsätzlich die gültige Freistellungsbescheinigung des ausführenden Betriebs vorlegen lassen und aufbewahren. Ausnahmen gelten bei einem Auftragsvolumen von voraussichtlich nicht mehr als 5.000 Euro jährlich. Für private Auftraggeber gelten höhere Freigrenzen.
Bemessungsgrundlage für den Steuerabzug ist der Rechnungsbetrag incl. Umsatzsteuer. Dies gilt auch dann, wenn die Umsatzsteuer nach der Reverse-Charge-Regelung nicht ausgewiesen wurde.
Kassenführung
Im Regelfall besteht eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung aller Einnahmen in einem Kassenbuch. Nur wenn dies im Einzelfall unzumutbar ist, darf ggf. eine sog. offene Ladenkasse geführt werden, wobei der Gesamtbetrag der Einnahmen in einem Kassenbericht durch Rückrechnung aus den Kassenbeständen ermittelt wird.
Alle Kassensysteme, Kassenbücher und Kassenberichte müssen vollständig und änderungssicher geführt werden. Der aufgezeichnete Kassenbestand muss täglich mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen werden. Excel-Tabellen und lose Aufzeichnungen ohne Abstimmung des Kassenbestandes sind nicht änderungssicher und werden im Prüfungsfall nicht anerkannt. Die Finanzämter haben die Möglichkeit, anonyme Testkäufe durchzuführen und unangekündigt die Kassenbuchführung zu prüfen. Es besteht weiterhin keine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse.
Elektronische Kassensysteme müssen besondere Anforderungen erfüllen und unter anderem alle Einzelbuchungen speichern und für das Finanzamt bereitstellen können. Auch die Anleitungen und Einrichtungsprotokolle sind aufbewahrungspflichtig. Zusätzlich gilt das Erfordernis einer „technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE) und eine Belegausgabepflicht. Die schon länger vorgesehene An- und Abmeldepflicht elektronischer Kassensysteme wurde nun verpflichtend eingeführt. Die erstmalige Anmeldung muss bis zum 31.07.2025 erfolgen, weitere An- und Abmeldungen jeweils innerhalb eines Monats. Weitere Informationen erhalten Sie vom jeweiligen Anbieter des Kassensystems.
Umsatzsteuer: Innergemeinschaftliche Lieferungen
Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Verwendung einer gültigen USt-Identifikationsnummer durch den Empfänger. Der Lieferer darf nicht auf die Gültigkeit vertrauen, sondern muss diese prüfen (https://evatr.bff-online.de/eVatR/index_html). Weitere Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist die Abgabe einer zutreffenden Zusammenfassenden Meldung.
Vorsteuerabzug bei Einkauf von Amazon und anderen Portalen
Der Vorsteuerabzug für betriebliche Anschaffungen ist nur möglich für die in einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer, die auch gesetzlich geschuldet wird. Wenn der Versand an Ihre Firma aus einem Auslandslager von Amazon oder dem Marketplace-Händler erfolgt, liegt umsatzsteuerlich eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Eine irrtümlich ausgewiesene und bezahlte Umsatzsteuer wäre also nicht abzugsfähig. Von Amazon erhalten Sie in solchen Fällen nur dann zutreffende Rechnungen ohne Umsatzsteuer, wenn Sie sich als Geschäftskunde mit USt-Identifikationsnummer registrieren. Private Käufe sollten über dieses Konto möglichst nicht abgewickelt werden, für diese müsste der Erwerb ansonsten gebucht und nachversteuert werden.
Scheinselbständigkeit, Rentenversicherungspflicht für Selbständige
Gelegentlich kommt es vor, dass selbständige Unternehmer und freie Mitarbeiter von Finanzamt und Sozialversicherungsträgern rückwirkend als sog. Scheinselbständige eingestuft und den gleichen abgaberechtlichen Regelungen wie reguläre Angestellte unterworfen werden. Dies soll selbst bei Zwischenschaltung einer Einpersonen-Kapitalgesellschaft möglich sein.
Für den Auftraggeber kann dies hohe Nachzahlungen für Abgaben und Säumniszuschläge bedeuten, die er kaum auf den Auftragnehmer abwälzen kann. Indizien für eine Scheinselbständigkeit sollen insbesondere sein: Keine Beschäftigung von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern, Tätigkeit im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber, gleichartige Tätigkeit wie andere reguläre Angestellte, ohne unternehmerisches Risiko und Entscheidungsbefugnis, gleiche Tätigkeit wie zuvor als Angestellter. Entscheidend ist das Gesamtbild der Verhältnisse in den Augen der Behörden, was eine verlässliche Voraussage über das Prüfungsergebnis in vielen Fällen unmöglich macht. Eine verbindliche Auskunft kann nur über eine Anfrage im sog. Statusfeststellungsverfahren erlangt werden, dessen Ergebnis für den Einzelfall (auch rückwirkend) bindend ist. Daneben können Selbständige mit nur einem Hauptauftraggeber sowie bestimmte Berufsgruppen unabhängig von einer Scheinselbständigkeit rentenversicherungspflichtig sein. Als Steuerberater können und dürfen wir keine sozialversicherungsrechtliche Beratung anbieten. Wir bitten Sie daher, in allen Zweifelsfällen auf das Statusfeststellungsverfahren zurückzugreifen. Die Kontaktadressen nennen wir Ihnen auf Anfrage gerne.
Aufbewahrung von (elektronischen) Belegen
Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich im Original aufbewahrt werden. Für elektronisch übermittelte Unterlagen bedeutet dies die Speicherung der Datei inklusive einer eventuell beigefügten elektronischen Signatur. Ein Ausdruck der Unterlagen alleine ist nicht ausreichend.
Die Bereitstellung und ordnungsgemäße Archivierung der Belege kann insbesondere mit Datev Unternehmen online erfolgen. Die Nutzung von Fremdsystemen wie Lexoffice und Sevdesk ist in der Regel nur für Unternehmen sinnvoll, die die Finanzbuchführung selbst erstellen möchten und keinen umsatzsteuerlichen Sonderregeln unterliegen.
Kleinstunternehmen können ihre digitalen Belege im Dateisystem ablegen, wobei den Dateinamen das Zahlungsdatum im Format „JJJJ-MM-TT“ voranstellen wird, um eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten. Für jeden Zahlungsweg (Bankkonto1, Bankkonto2, Kreditkarte, Bar, …) wird ein getrennter Dateiordner eingerichtet.
Elektronische Eingangsrechnungen müssen wie herkömmliche Rechnungen auf Papier mit einem „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ auf Ordnungsmäßigkeit geprüft werden. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist jede elektronische oder manuelle Handhabung, die eine verlässliche Verbindung zwischen Rechnung und Leistung herstellt und die Aufbewahrung der Originaldateien sicherstellt. Der Rechnungsempfänger muss sich unter anderem davon überzeugen, dass a) der leistende Unternehmer mit Name und Anschrift richtig bezeichnet ist, b) die Leistung tatsächlich erbracht wurde, c) ein Zahlungsanspruch besteht und d) die Bankverbindung zutreffend ist.
Die Speicherung muss so erfolgen, dass zusammen mit den betrieblichen Anweisungen eine nachträgliche Löschung oder Änderung ausgeschlossen ist. Wenn die E-Mail selbst keine Abrechnungsdaten enthält, sondern nur als Transportmedium für die Dateianhänge dient, muss sie ebenso wie ein herkömmlicher Briefumschlag nicht aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen und Lieferscheine wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt. Unverändert zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sind allerdings Jahresabschlussunterlagen, Arbeitsanweisungen und „Organisationsunterlagen“.
