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Steuerliche Informationen zum Jahreswechsel 2018/ 2019

Sehr geehrte Damen und Herren,

den Jahreswechsel möchten wir wieder zum Anlass nehmen, schwerpunktmäßig auf einige Änderungen und auch Dauerbrenner aus dem Steuerrecht hinzuweisen.

Wir haben uns um eine allgemeinverständliche Ausdrucksweise bemüht und können daher nicht jeden Einzelfall abdecken. Bitte sprechen Sie uns bei weiterem Klärungsbedarf an.

Für das neue Jahr 2019 wünschen wir Ihnen privat und beruflich alles Gute und viel Erfolg!

Hinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Steuerfreie Erstattung von Job-Tickets

Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel für den Weg zur Arbeit können seit Januar 2019 vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden, sofern die Erstattung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Gehaltsumwandlungen sind also nicht zulässig. Eine Anrechnung auf die Freigrenze von 44 Euro für Sachbezüge erfolgt nicht. Die einkommensteuerliche Entfernungspauschale des Arbeitnehmers mindert sich allerdings um die steuerfreie Erstattung.

Steuerfreie Erstattung von Kindergartenbeiträgen

Betreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder in Kindergärten und vergleichbaren Einrichtungen können vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden, sofern die Erstattung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Gehaltsumwandlungen sind also nicht zulässig. Sofern die Beiträge zunächst vom Arbeitnehmer verauslagt werden, müssen die Verwendungsnachweise (Gebührenbescheide/ Rechnungen und Zahlungsnachweise) im Original bei den Lohnunterlagen aufbewahrt werden.

Steuerliche Förderung von Elektrofahrzeugen

Für bis zum 31.12.2021 angeschaffte betriebliche Elektrofahrzeuge (außer Fahrrädern) wird die private Nutzung nach der 1%-Regel nur vom hälftigen Bruttolistenpreis berechnet. Die Privatnutzung betrieblicher Elektrofahrräder (Motorunterstützung bis max. 25 km/h) bleibt für Angestellte und Selbständige vollständig steuerfrei. Unverändert bleiben die Anforderungen an die Zuordnung von Fahrzeugen zum Betriebsvermögen (Für Selbständige und Personengesellschaftler mind. 50% betrieblicher Nutzungsanteil mit Einzelnachweis mindestens für die ersten 3 repräsentativen Monate).

Mindestlohn

Seit dem 01.01.2019 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 9,19 Euro pro Stunde, sofern sich nicht ein höherer Betrag aus einem Tarifvertrag ergibt. Einige Lohnbestandteile, wie z.B. Sachbezüge für Pkw-Privatnutzungen oder gesetzliche Nachtzuschläge werden nicht angerechnet.

Entsendebescheinigung bei Tätigkeiten im Ausland

Für im europäischen Ausland tätige Arbeitnehmer muss in der Regel vorab eine Entsendebescheinigung zum Nachweis über die Sozialversicherung beantragt werden. Bitte sprechen Sie uns im Einzelfall an.

Reisekosten

Bitte beachten Sie die zum Jahreswechsel aktualisierten Beträge der pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen (VMA).

Hinweise für Käufer und Bauherren von Immobilien

Sonderabschreibungen für Mietwohnungsneubau

Zusätzlich zur linearen Abschreibungen sollen Neubauten in den ersten 4 Jahren mit einer Sonderabschreibung von 5% (max. 100 Euro je qm) gefördert werden, sofern die Baukosten maximal 3.000 Euro je qm betragen und die Räume in den ersten 10 Jahren als Wohnraum vermietet werden.

Baukindergeld

Seit September 2018 können Erwerber und Bauherren mit kindergeldberechtigten Kindern im eigenen Haushalt ein Baukindergeld von jährlich 1.200 Euro je Kind online bei der Kfw-Bank beantragen. Weitere Voraussetzung ist insbesondere ein zu versteuerndes jährliches Haushaltseinkommen von maximal 90.000 Euro + jeweils 15.000 Euro ab dem zweiten Kind.

Hinweise für Unternehmen und Selbständige

Vorsteuerabzug bei Einkauf von Amazon und anderen Portalen

Der Vorsteuerabzug für betriebliche Anschaffungen ist nur möglich für die in einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer, die auch gesetzlich geschuldet wird. Wenn der Versand an Ihre Firma aus einem Auslandslager von Amazon oder dem Marketplace-Händler erfolgt, liegt umsatzsteuerlich eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Eine irrtümlich ausgewiesene und bezahlte Umsatzsteuer wäre also nicht abzugsfähig. Von Amazon erhalten Sie in solchen Fällen nur dann zutreffende Rechnungen ohne Umsatzsteuer, wenn Sie sich als Geschäftskunde mit USt-Identifikationsnummer registrieren. Private Käufe sollten über dieses Konto möglichst nicht abgewickelt werden, für diese müsste der Erwerb ansonsten gebucht und nachversteuert werden.

Vorsteuerabzug aus Rechnungen über Kleinbeträgen

In Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro brutto muss der Leistungsempfänger nicht genannt werden, anstelle der Beträge für Nettoentgelt und Umsatzsteuer genügt die Angabe des Steuersatzes. Bitte lassen Sie sich z.B. in Restaurants oder im Einzelhandel vollständige Rechnungen ausstellen, wenn diese Grenze überschritten wird.

Scheinselbständigkeit, Rentenversicherungspflicht für Selbständige

Gelegentlich kommt es vor, dass selbständige Unternehmer und freie Mitarbeiter von Finanzamt und Sozialversicherungsträgern rückwirkend als sog. Scheinselbständige eingestuft und den gleichen abgaberechtlichen Regelungen wie reguläre Angestellte unterworfen werden. Für den Auftraggeber kann dies hohe Nachzahlungen für Abgaben und Säumniszuschläge bedeuten, die er kaum auf den Auftragnehmer abwälzen kann. Indizien für eine Scheinselbständigkeit sollen insbesondere sein: Keine Beschäftigung von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern, Tätigkeit im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber, gleichartige Tätigkeit wie andere reguläre Angestellte, ohne unternehmerisches Risiko und Entscheidungsbefugnis, gleiche Tätigkeit wie zuvor als Angestellter. Entscheidend ist das Gesamtbild der Verhältnisse in den Augen der Behörden, was eine verlässliche Voraussage über das Prüfungsergebnis in vielen Fällen unmöglich macht. Eine verbindliche Auskunft kann nur über eine Anfrage im sog. Statusfeststellungsverfahren erlangt werden, dessen Ergebnis für den Einzelfall (auch rückwirkend) bindend ist. Daneben können Selbständige mit nur einem Hauptauftraggeber sowie bestimmte Berufsgruppen unabhängig von einer Scheinselbständigkeit rentenversicherungspflichtig sein. Als Steuerberater können und dürfen wir keine sozialversicherungsrechtliche Beratung anbieten. Wir bitten Sie daher, in allen Zweifelsfällen auf das Statusfeststellungsverfahren zurückzugreifen. Die Kontaktadressen nennen wir Ihnen auf Anfrage gerne.

Datev-Kassenbuch

Das teilweise noch im Einsatz befindliche Datev-Programm „Kassenerfassung für Office“ erfüllt die neuen gesetzlichen Vorschriften nicht vollständig und ist zum 30.09.2019 abgekündigt. Bitte sprechen Sie uns wegen eines Umstiegs auf das Kassenbuch online oder auf ein handschriftliches Kassenbuch an.

Kassensysteme allgemein

Jedes Kassensystem und jedes Kassenbuch muss vollständig und änderungssicher geführt werden. Der aufgezeichnete Kassenbestand muss täglich mit dem tatsächlichen Bestand abgeglichen werden. Excel-Tabellen und lose Aufzeichnungen ohne Abstimmung des Kassenbestandes sind nicht änderungssicher und werden im Prüfungsfall ggf. nicht anerkannt.

Elektronische Kassensysteme müssen besondere Anforderungen erfüllen und unter anderem alle Einzelbuchungen speichern und für das Finanzamt bereitstellen können. Auch die Anleitungen und Einrichtungsprotokolle sind aufbewahrungspflichtig. Die Finanzämter haben die Möglichkeit, anonyme Testkäufe durchzuführen und unangekündigt die Kassenbuchführung zu prüfen.

Rechnungsnummern

Die Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend und lückenlos nummeriert sein. Fehlende Rechnungsnummern z.B. aufgrund von Stornierungen oder Irrtümern müssen dokumentiert werden und erläutert werden können. Zur Vermeidung von Rückfragen sollte der Vorgang in der Buchhaltung durch Verbuchung der ursprünglichen Rechnung und der zugehörigen Stornierung nachvollziehbar gemacht werden.

Anschaffung betrieblicher Pkw

Die private Nutzung betrieblicher Pkw wird mit monatlich 1% des Bruttolistenneupreises versteuert, wenn nicht durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ein anderer Privatanteil nachgewiesen wird.

Einzelunternehmer und Personengesellschaften müssen für die Anerkennung als betriebliches Fahrzeug in jedem Fall durch Einzelaufzeichnungen für drei repräsentative Monate einen betrieblichen Nutzungsanteil von mehr als 50% nachweisen, wenn die Nutzung nicht durch einen Arbeitnehmer erfolgt. Dieser Nachweis sollte möglichst direkt im Anschluss an die Anschaffung geführt werden. Auch für Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG ist dieser Nachweis für Gesellschafter und nahestehende Personen empfehlenswert.

Aufbewahrung elektronischer Belege

Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich im Original aufbewahrt werden. Für elektronisch übermittelte Unterlagen bedeutet dies die Speicherung der Datei inklusive einer eventuell beigefügten elektronischen Signatur. Ein Ausdruck der Unterlagen alleine ist nicht ausreichend.

Elektronische Eingangsrechnungen müssen wie herkömmliche Rechnungen auf Papier mit einem „innerbetrieblichen Kontrollverfahren“ auf Ordnungsmäßigkeit geprüft werden. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist jede elektronische oder manuelle Handhabung, die eine verlässliche Verbindung zwischen Rechnung und Leistung herstellt und die Aufbewahrung der Originaldateien sicherstellt. Der Rechnungsempfänger muss sich unter anderem davon überzeugen, dass a) der leistende Unternehmer mit Name und Anschrift richtig bezeichnet ist, b) die Leistung tatsächlich erbracht wurde, c) ein Zahlungsanspruch besteht und d) die Bankverbindung zutreffend ist.

Die Speicherung muss so erfolgen, dass zusammen mit den betrieblichen Anweisungen eine nachträgliche Löschung oder Änderung ausgeschlossen ist. Wenn die E-Mail selbst keine Abrechnungsdaten enthält, sondern nur als Transportmedium für die Dateianhänge dient, muss sie ebenso wie ein herkömmlicher Briefumschlag nicht aufbewahrt werden.

Digitale Lohn- und Finanzbuchführung

Auf Wunsch können wir Ihnen einen weitgehend digitalen Informations- und Belegaustausch anbieten.

Über eine Schnittstelle der DATEV („Unternehmen Online“) können Pdf-Dateien der Belege sowie eingescannte Papierdokumente prüfungssicher hinterlegt werden. Eine Texterkennung bietet Ihnen ein dauerhaft durchsuchbares Archiv und erstellt aus den erkannten Rechnungen Zahlungsvorschläge für das integrierte Internetbanking. In einer weiteren Ausbaustufe wird so eine tagesaktuelle Fälligkeitsübersicht über die offenen Rechnungen möglich. Der monatliche Austausch von Papierdokumenten entfällt.

Bei Interesse informieren wir Sie in einem persönlichen Gespräch gerne über weitere Einzelheiten.



S + R Schumacher, Suckow und Olbertz Partnerschaftsgesellschaft mbB
Steuerberater und Steuerbevollmächtigter
Humboldtstraße 60 - 40237 Düsseldorf
Telefon 0211/ 949 206-0 Telefax 0211/ 949 206-13
Amtsgericht Essen PR 2079
Partner der Partnerschaftsgesellschaft
StB Stefan Schumacher, Stbv Ekhard Suckow, StB Peter M. Olbertz

www.sr-steuerberater-duesseldorf.de

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